POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Les renseignements personnels sont recueillis directement auprès des personnes concernées, notamment :

• Par l'entremise du site Internet fondationmerici.org et de ses formulaires
• Lors de transactions effectuées sur la plateforme de paiement Zeffy
• Lors d'inscriptions à des événements philanthropiques
• Par formulaire papier (inscription au Réseau des anciens, dons en personne)
• Par courriel, téléphone ou rencontre directe

Conformément à la Loi 25, lors de la collecte de renseignements personnels, la Fondation informe la personne concernée des éléments suivants :

• L'identité de l'organisme qui recueille les renseignements
• Les fins auxquelles les renseignements sont recueillis
• Les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis
• Le caractère obligatoire ou facultatif de la collecte
• Les conséquences d'un refus de fournir les renseignements
• Les droits d'accès et de rectification prévus par la loi
• Le cas échéant, la possibilité que les renseignements soient communiqués à l'extérieur du Québec

Le site Internet de la Fondation utilise des témoins de connexion (aussi appelés « cookies »), soit de petits fichiers déposés sur l'appareil de la personne qui visite le site.

Deux catégories de témoins sont utilisées :

Lors de la première visite, un bandeau permet d'accepter ou de refuser les témoins non nécessaires. Toute personne peut modifier ou retirer son consentement en tout temps au moyen de ce même bandeau. Le refus des témoins non nécessaires n'empêche pas la consultation du site.

La Fondation utilise les renseignements personnels qu'elle détient exclusivement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ces fins comprennent notamment :

• Communiquer avec les donatrices et donateurs, personnes diplômées et partenaires sur les activités, projets et campagnes de financement de la Fondation
• Émettre les reçus fiscaux pour les dons admissibles et tenir les registres exigés par l'Agence du revenu du Canada
• Solliciter le soutien philanthropique des personnes ayant consenti à recevoir de telles communications
• Organiser et gérer les événements philanthropiques (envoi d'invitations, gestion des inscriptions, suivi)
• Diffuser les infolettres, rapports d'activités et documents de reddition de comptes
• Maintenir le Réseau des anciens et favoriser l'engagement des anciennes et anciens
• Réaliser des analyses statistiques agrégées et anonymisées pour évaluer la performance des activités philanthropiques
• Toute autre utilisation jugée appropriée dans le respect de la Loi 25 et avec le consentement préalable de la personne concernée

Le consentement constitue le fondement de la collecte, de l'utilisation et de la communication des renseignements personnels par la Fondation. Pour être valable, le consentement doit être manifeste, libre, éclairé, donné à des fins spécifiques, en termes simples et clairs, et accordé pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé.

Toute personne ayant donné son consentement peut le retirer à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait. Le retrait du consentement peut s'exercer en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 9).

Si une personne retire son consentement, la Fondation ne pourra plus lui transmettre certaines communications, ce qui pourrait limiter l'information qu'elle reçoit sur les activités philanthropiques. Toutefois, la Fondation conservera les renseignements nécessaires pour répondre à ses obligations légales (notamment les registres comptables et fiscaux).

La Fondation peut communiquer certains renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée uniquement dans les cas prévus par la Loi 25 et la Loi sur le privé, notamment :

• Pour se conformer à une ordonnance d'un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire
• Pour répondre à une demande gouvernementale ou réglementaire conforme aux lois applicables (notamment les obligations envers l'Agence du revenu du Canada en matière de reçus fiscaux)
• Pour prévenir un préjudice grave ou imminent à une personne
• À un membre du personnel ou une ou un bénévole de la Fondation lorsque le renseignement est nécessaire à l'exercice de ses fonctions

La Fondation fait appel à certains fournisseurs de services qui peuvent avoir accès à des renseignements personnels dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions, notamment :

• Zoho Corporation (plateforme de gestion des relations avec les donatrices et donateurs, Zoho One). Les données sont hébergées dans les centres canadiens de Zoho situés à Toronto et à Montréal.
• Zeffy (plateforme québécoise de traitement des dons et des transactions philanthropiques)
• Microsoft Corporation (suite Microsoft 365 utilisée pour les communications courriel et la gestion documentaire)

La Fondation ne conserve les renseignements personnels que pour le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, en tenant compte également des obligations de conservation imposées par les lois applicables, notamment fiscales.

À titre indicatif, les durées de conservation suivantes sont appliquées :

• Renseignements liés aux dons et aux reçus fiscaux : sept (7) ans, conformément aux exigences de l'Agence du revenu du Canada
• Renseignements liés aux donatrices et donateurs en relation active : tant que la relation philanthropique demeure active, et jusqu'à sept (7) ans après le dernier engagement
• Renseignements liés aux personnes diplômées inscrites au Réseau : tant que la personne souhaite y demeurer inscrite
• Renseignements liés aux personnes ayant retiré leur consentement : suppression dans un délai raisonnable, sous réserve des obligations légales de conservation

Les renseignements personnels détenus par la Fondation sont traités et stockés au Canada. Tout transfert hors Canada, le cas échéant, fera l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et de garanties contractuelles appropriées.

La Fondation a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés.

Seules les personnes qui ont besoin d'accéder aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions au sein de la Fondation sont autorisées à le faire. Les sous-traitants ayant accès à ces renseignements sont liés par des engagements contractuels de confidentialité.

Les personnes qui travaillent pour la Fondation ou en son nom doivent notamment :

• Fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle
• Prendre des précautions particulières lorsqu'elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux de la Fondation
• Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lors de leurs déplacements

Toute personne dont la Fondation détient des renseignements personnels a le droit d'y accéder et d'en demander la rectification si ceux-ci sont inexacts, incomplets ou équivoques.

Toute personne peut également :

• Demander des informations sur les catégories de renseignements détenus, les fins du traitement et les destinataires
• Retirer son consentement à tout moment
• Demander la suppression de ses renseignements, sous réserve des obligations légales de conservation
• Déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec si elle est insatisfaite de la réponse de la Fondation

Les demandes doivent être adressées par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. La Fondation y répondra dans un délai de trente (30) jours, conformément à la Loi 25.

Toute personne qui a des motifs de croire qu'un incident de confidentialité concernant ses renseignements personnels s'est produit peut le signaler à la personne responsable.

La Fondation s'engage à traiter chaque signalement avec diligence, à évaluer les risques de préjudice, à prendre les mesures correctives nécessaires et, le cas échéant, à aviser la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées conformément à la Loi 25.